ARHIVE VEST

arhivevest@yahoo.com
0771-775.743

Prelucrare

  • Operaţiile executate asupra fondului arhivistic se vor efectua cu respectarea prevederilor Legii nr.16/1996 – Legea Arhivelor Naţionale, cu actualizările şi completările ulterioare şi ale instrucţiunilor prinvind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr.217/23.05.1996.
  • Documentele vor fi prelucrate la PRESTATOR sau la BENEFICIAR în fucție de mai mulți factori.
  • Dosarele cu documente vor fi ordonate pe structurile organizatorice ale BENEFICIA¬RULUI, cronologic, pe probleme şi termene de păstrare, în conformitate cu Nomenclatorul arhivistic al BENEFICIARULUI, sau conform criteriilor de ordonare stabilite prin Planul metodic de lucru întocmit de către PRESTATOR.

  • Inventarierea documentelor

    Inventarele se vor întocmi în conformitate cu prevederile arhivistice şi vor cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare create în cursul unui an, de către un comparti¬ment de muncă. În cazul dosarelor formate din mai multe volume,fiecare volum va fi inventariat cu un număr curent distinct. Dosarele care conţin acte din mai mulţi ani vor fi inventariate la anul de început, men¬ţionându se în inventar datele extreme. Predarea se va face pe bază de proces verbal de predare-primire şi se vor preda inven¬tarele şi ghidul topografic al arhivei, pe suport de hârtie.

  • Legatorie de dosare

    Prima etapă a legătoriei o constituie ordonarea documentelor conform criteriilor și termenelor de păstrare prevăzute în Nomenclatorul Arhivistic.

    Documentele care se leagă într-un dosar trebuie să fie din aceeași categorie, să aibă același termen de păstrare și să aparțină aceluiași departament.

    În vederea unei bune păstrari a documentelor, acestea se grupează în coperți de carton micro-ondulat sau mucava și se leagă cu sfoară de cânepă.

    Legarea trebuie făcută astfel încât textul să poată fi citit integral.

    Dosarele nu trebuie să depășească 250-300 de file. În cazul în care se depășește această limită, se vor constitui mai multe volume ale aceluiași dosar.

  • Numerotare pagini

    Pentru o evidență cât mai strictă a documentelor intrate în arhivă, se face numerotarea filelor fiecărui dosar. Numerotarea filelor se face în colțul din dreaptă sus pe fiecare filă. Pe o foaie nescrisă adăugată la sfârșitul dosarului se face certificarea: „ Prezentul dosar conține …. file ” în cifre și între paranteze, în litere, după care se semnează și se pune data certificării. În cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1 pentru fiecare volum.

  • Selectionare documente

    Operațiunea legală în urma căreia se stabilește valoarea practică sau istorică a documentelor și se decide păstrarea sau eliminarea lor din arhivă se numește selecționare. În stabilirea importanței documentelor se au în vedere termenele de păstrare a documentelor prevăzute în Nomenclatorul Arhivistic, precum și normele în vigoare emise de către Arhivele Naționale. Personalul specializat Arhive Vest vă oferă suport tehnic atât în vederea selectionării, cât și în întocmirea lucrării de selecționare. Atenție! Documentele nu se vor elimina decât după primirea avizului favorabil din partea Arhivelor Naționale.

  • Distrugere confidențială a documentelor selecționate :

    Echipa noastră vă oferă ridicarea arhivei selecționate și transport la o firmă autorizată de reciclare a deșeurilor de hârtie.
  • Cutii de arhivare PRESTATORUL asigură cutiile de arhivare.

  • Servicii de consultanță privind întocmirea nomenclatorului de termene.

    Având în vedere legea în vigoare cu privire la termenele de păstrare a documentelor , echipa noastră vă oferă consultanță privind întocmirea nomenclatorului de termene împreună cu un reprezentant al fiecărui compartiment din compania dumneavoastră.

  • Amenajare spații de arhivare:

    Analiza necesarului de rafturi metalice, cutii si dosare arhivare.

    Rafturi metalice fixe si mobile acoperite cu vopsea ignifuga in camp electrostatic, omologate.